Valkuilen en tips meerjarenbegroting
De meerjarenbegroting; het jaarlijkse moment waarop de balans wordt opgemaakt om te toetsen of de ambities op een financieel verantwoorde wijze gerealiseerd kunnen worden. In een interactieve sessie met ruim dertig medewerkers van verschillende corporaties, zijn de belangrijkste valkuilen en tips besproken. In dit artikel leest u de drie belangrijkste.
Tip 1: Vooruitkijken begint met terug kijken
Voordat je het weet spring je op de rijdende trein van weer een nieuwe meerjarenbegroting. Is dat wel verstandig? De start van de nieuwe meerjarenbegroting zou eigenlijk moeten starten met de geleerde lessen van vorig jaar. Slechts een derde van de deelnemers sluit het project van de meerjarenbegroting echter af met een evaluatie. Een meerjarenbegroting gaat natuurlijk nooit de eerste keer goed, maar door een evaluatie met alle betrokkenen wordt wel een fundament gelegd om het ieder jaar een beetje beter te doen. Is een evaluatie al een integraal onderdeel van het begrotingsproces? Zowel als terugblik en vooral ook als start van het nieuwe begrotingsproces?
Afbeelding 1: geleerde lessen (lessen deelnemers in een woordwolk)
Tip 2: Zorg voor duidelijkheid, draagvlak en werk samen!
Steeds meer corporaties gebruiken een kaderbrief. Met een kaderbrief stellen het management team en bestuur bij aanvang van het begrotingsproces de spelregels vast. Het bestaande beleid wordt vertaald naar smart-doelstellingen en operationele afspraken. Dat zorgt voor duidelijkheid en draagvlak.
Helaas voelt de meerjarenbegroting voor veel corporatiemedewerkers nog als een ‘feestje van Financiën’, ruim drie kwart deelnemers ervaart dat. Dat is onterecht! De meerjarenbegroting brengt het (portefeuille)beleid en de vertaling naar afdelingsplannen, investeringen en onderhoud langjarig in beeld. Het is dan ook evident dat de verantwoordelijke managers, met hun afdeling, een belangrijke rol hebben in het proces van de meerjarenbegroting. Dat begint met de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het opstellen van een kaderbrief. Duidelijke spelregels vooraf zorgen voor minder aanpassingen gedurende het proces. Afbeelding 2 laat zien wat gedurende het begrotingsproces het vaakst wijzigt. Een belangrijke tip is dan ook om juist daar goede afspraken over te maken en bij een mogelijke wijziging ook afspraken te maken over de materialiteit. Heeft u duidelijke spelregels voor de op te nemen nieuwbouw rekening houdend bijvoorbeeld met de (harde en minder harde) projectenkalender en/of de prestatieafspraken en/of de wensportefeuille?
Afbeelding 2: welke input van de MJB wijzigt het vaakst?
Tip 3: Kwaliteit en realisme gaan hand in hand
Hoe waarborg je de kwaliteit van de begroting en het begrotingsproces? Wat is kwaliteit? Dat kan meer vanuit het proces bekeken worden door bijvoorbeeld gebruik te maken van een evaluatie, een kaderbrief, een toets op de aangeleverde input, een vier-ogencontrole op de verwerking van de input en een second opinion op de output.
Kwaliteit kan ook gezien worden als: ben ik in staat te realiseren wat ik aan beleid inreken? De meerjarenbegroting laat de financiële impact zien van het uitvoeren van dat beleid. Als het beleid te ambitieus, lees niet realistisch, wordt ingerekend, dan geeft de meerjarenbegroting geen realistisch beeld van de volkshuisvestelijke opgave die gerealiseerd wordt. Én ook geen realistisch beeld van de financiële positie op de langere termijn.
Corporaties realiseren, gemiddeld genomen, de laatste jaren structureel minder dan ze begroten. Kwaliteit is toch ook een realisatiegraad van 100%? Of ten minste het streven naar een realisatiegraad van 100%? Wat kun je doen om een realistische begroting op te stellen? Afbeelding 3 geeft de maatregelen weer van de deelnemers aan de masterclass om van de meerjarenbegroting een realistische meerjarenbegroting te maken. De rode draad is overduidelijk: kwaliteit en realisme gaan hand in hand met samenwerking en communicatie!
Afbeelding 3: maatregelen voor een realistische meerjarenbegroting (tips deelnemers in een woordwolk)
Hulp nodig bij uw meerjarenbegroting?
Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van de meerjarenbegroting? Of een kwaliteitscheck op uw begroting? Onze adviseurs ondersteunen corporaties bij het inzichtelijk maken van de kwaliteit en robuustheid van de meerjarenbegroting. Neem vrijblijvend contact op met Jeroen Dungelmann.
Zelf aan de slag met financiële sturing?
Meer over de theorie achter financiële sturing, de benodigde beoordelingscriteria en de samenhang hiertussen? Tijdens de training Financiële sturing duiken we in dit sturingsinstrument. Bekijk het programma of de data.
