4 tips om uw vastgoedsturing te verbeteren

Als corporatie loop je het risico ineffectief te worden als je te weinig aandacht besteed aan de doorvertaling van portefeuillestrategie naar keuzes op tactisch niveau. Tijd voor een reflectie: hoe vergroot je de impact van strategische/tactische sturing om daarmee duurzaam volkshuisvestelijk en financieel te kunnen presteren? Deze vier tips vergroten uw strategische impact.

De jaarcyclus voor vastgoed- en financiële sturing

Woningcorporaties werken veelal volgens de jaarcyclus voor vastgoed- en financiële sturing voor het realiseren van hun strategische doelstellingen. Toch kunnen zij de impact op het behalen van de doelstellingen verder vergroten. De samenwerking tussen portefeuille- en assetmanagement en de rest van de organisatie staat daarin centraal.

Onderstaand een beschrijving van wat wij in de jaarcyclus zien gebeuren.

• T1: In kaart brengen projecten
  In het eerste tertiaal ronden corporaties de marktwaardering en de jaarrekening af, stellen zij een kaderbrief voor de begroting op en beoordelen de werkvoorraad voor het lopende jaar. Welke projecten pakken we dit jaar op?
• T2: Data en complexanalyses
  In het tweede tertiaal valt de vakantieperiode. Vóór de vakantie actualiseren corporaties de data voor de complexanalyses en lopen ze langs de complexen. De focus ligt vaak op de datakwaliteit om de juiste keuzes te kunnen maken voor de begroting. Er gaat veel tijd zitten in het voorbereiden van de analyses. Er blijft vaak weinig tijd over voor het stilstaan bij en het doorleven van de afwegingen. Tijdens en na de vakantie stellen corporaties de onderhouds- en investeringsbegroting op.
• T3: Eindsprint voor investeringsvoorstellen
  In de laatste vier maanden van het jaar maken corporaties een eindsprint voor de laatste investeringsvoorstellen van het jaar en wordt het proces van de marktwaardering van het vastgoed weer opgestart. En dan?

Sturing op ‘outcome’ in plaats van ‘output’

We zien een sterke focus gedurende het jaar om investeringsplannen te maken en de realisatiegraad van de projecten zo hoog mogelijk te krijgen. Corporaties zijn daardoor sterk gericht op de output van de werkzaamheden. Maar weet u zeker dat al deze werkzaamheden bijdragen aan het koersplan en het realiseren van uw portefeuillestrategie? Is er bijsturing nodig? Wanneer vindt deze bijsturing plaats? De concrete uitwerking van de (portefeuille)strategie naar beleid en naar de exploitatie van complexen blijft te vaak achter. De aandacht en borging van sturing op ‘outcome’ is veelal nog onvoldoende aanwezig. Deze reflectie zou idealiter in de laatste vier maanden van het jaar moeten plaatsvinden (als evaluatie op de begroting), zodat in het nieuwe jaar de actualisatie van de portefeuillestrategie met een vliegende start kan beginnen. Dat is namelijk het belangrijkste bijstuurmoment.

Risico op ineffectiviteit van uw strategische impact

Corporaties lopen het risico ineffectief te worden als ze te weinig aandacht besteden aan de doorvertaling van de portefeuillestrategie naar de keuzes die gemaakt worden op tactisch niveau. Dit gebeurt bij de inrichting van het facetbeleid, de keuzes op wijkniveau, het inrichten van strategielabels voor complexen en nieuwe KPI’s voor de portefeuillescore. Ondanks het harde werk worden strategische doelstellingen daardoor nog onvoldoende gerealiseerd.

Komt dit doordat er geen tijd is geweest voor het opstarten van de plannen? Of waren de kaders en spelregels onvoldoende? In het laatste geval wordt de organisatie met een nog in de vullen beleidsvraag op pad gestuurd en kan dit leiden tot vertraging en/of impliciete keuzes op complexniveau. Hoe vergroot je de impact van strategische/tactische sturing om daarmee duurzaam volkshuisvestelijk en financieel te kunnen presteren?

Tip 1: Vertaal de portefeuilledoelstellingen naar KPI’s op complexniveau

Om de strategische doelstellingen te behalen is het van belang dat u bedenkt welke indicatoren u wilt meten om een doelstelling te realiseren. Wanneer het bijvoorbeeld over de verduurzaming van de portefeuille gaat, zijn er nogal wat keuzes te maken. Stuurt u op het terugdringen van slechte energielabels (daar wordt om gevraagd bij de NPA) of wilt u sturen op CO₂-reductie of op de netto-warmtevraag van een woning?

Deze keuzes zijn essentieel om de prestatie van de huidige voorraad in beeld te krijgen. Waar is de nood om in te grijpen het grootst? Hoewel dit voor de hand lijkt te liggen, zien we dat de strategische doelstellingen en ‘de meetlat voor complexen’ niet altijd netjes uitgelijnd zijn met elkaar. De eerste aanbeveling is dan ook om dit kritisch te beoordelen.

^{Afbeelding 1: voorbeeld van portefeuillescore op complexniveau aan de hand van gekozen KPI’s door betreffende corporatie}

Tip 2: Exploitatiesturing: dingen goed doen versus goede dingen doen

Exploitatiesturing verdient meer aandacht bij woningcorporaties. Als corporaties met vastgoedsturing bezig zijn gaat 80% van de aandacht uit naar de investeringen. Complex- en exploitatiesturing betreft echter het sturen op integrale keuzes. Wat doen we wel? Wat doen we niet? Juist in het onderhoudsbeleid hebben deze keuzes grote effecten binnen de verschillende complexstrategieën. Welke werkzaamheden op het gebied van reparatieonderhoud voert u uit bij een verkoopstrategie? En welke werkzaamheden voert u uit op het gebied van planmatig onderhoud? Welke eventuele investeringen en welk kwaliteitsniveau hoort daarbij? Durft u daarbij te differentiëren in onderhoud- en kwaliteitsniveau of moet alles naar dezelfde streefwaarde gebracht worden?

Zomaar een aantal vragen voor uw onderhoudsbeleid. Het assetmanagement hoeft dan ‘alleen nog maar’ te kiezen uit de beschikbare complexstrategieën en het bijbehorende beheerplan. Een diversiteit aan complexstrategieën (doel en tijdshorizon) is daarbij wel voorwaardelijk om goed te kunnen sturen.

Bijsturen op exploitatieniveau nodig voor effectieve beleidsachtbaan

Het bijsturen op de exploitatie door andere en bewustere keuzes te maken op het gebied van doelgroepenbeleid, onderhoudsbeleid, huurbeleid of het verkoopbeleid blijft bij veel corporaties achter. Het expliciteren en communiceren van deze beleidsoverwegingen op complexniveau (het complexbeheerplan) is onvoldoende en vaak onvoldoende geborgd om daadwerkelijk het beoogde effect – op de strategische doelstellingen – te bereiken. Samenwerking en communicatie is daarbij een niet te onderschatten element. Hierdoor raken de onderkant en bovenkant van de beleidsachtbaan van elkaar losgezongen.

De klassieke lijnmanagers (wonen en vastgoed) maken afwegingen om binnen hun jaarbudgetten bij te sturen op de uitputting. Hierbij ligt de focus op efficiency en de inrichting van de processen (taakgericht in plaats van opgavegericht). Hierbij wordt dus met name gekeken naar de vraag: doen we de dingen goed? Een klassiek voorbeeld is daarbij de marktconformiteit van specifieke (en mogelijk afwijkende) vastgoedmaatregelen. Deze bijsturing gebeurt dus vaak door de afdeling vastgoed terwijl het de rol van het assetmanagement zou moeten zijn om de realisatie van de doelstellingen ‘te bewaken’. Zij maken vanuit hun rol de afweging of de organisatie bezig is met ‘de goede dingen’ en sturen op een optimale bijdrage aan de strategie.

Effectief bijsturen: juiste vertaalslag op het juiste niveau

Vertaal het strategisch beleid naar de juiste korrelgrootte op tactisch niveau. Zo wordt beoordeeld of doelstellingen haalbaar en uitvoerbaar zijn. Bijvoorbeeld: wanneer in de strategie wordt bepaald dat het splitsen van woningen een mogelijkheid is om verhuureenheden aan de portefeuille toe te voegen, dan hoort daar een vertaalslag bij: voor welke doelgroepen is het? Welk type vastgoed is daar in beginsel geschikt voor?  Wie moet daarbij betrokken worden? Op deze manier kan efficiënt bijgestuurd worden en draagt het bij aan specifieke en gerichte doelstellingen op portefeuilleniveau.

Tip 3: Gebruik referentie-ingrepen geeft richting en levert tijd op

Wanneer men de nut en noodzaak van een fysieke ingreep op complexniveau in beeld heeft gebracht, ontstaat een volgend vraagstuk: hoe beoordelen we onze investeringsvoorstellen? Vaak leiden de voorstellen tot een discussie over de effectiviteit van de bedachte ingreep en de financiële haalbaarheid van de voorkeursvariant. Moet het nu zo duur zijn? Kunnen we geen andere keuzes maken of de lat iets lager leggen? Deze discussies leiden tot frustratie bij de indiener, het is toch duidelijk dat dit écht nodig is? Vanuit ons koersplan blijkt dat dit complex niet meer voldoet! Natuurlijk is het duur! Alles is immers duurder geworden en de voorbereiding van het project loopt ook al enige tijd…

Wanneer is een ingreep nog financieel doelmatig?

Corporaties worstelen met dit onderwerp. Wanneer is een ingreep financieel nog doelmatig en wanneer wordt de grens overschreden? Wij adviseren om voor de investeringsbegroting een aantal referentie-ingrepen te hanteren die een gevolg zijn van de kwalitatieve keuzes die worden gemaakt in ‘de bovenkant’ van de beleidsachtbaan. Wanneer de ambitie op verduurzaming groot is, is het logisch dat de organisatie de ruimte krijgt om deze ambitie waar te maken met een ingreep die volkshuisvestelijk bijdraagt.

Keuzes over een te hoge ambitie worden niet op complexniveau gemaakt, maar op portefeuilleniveau. Wanneer financiële bijsturing op portefeuilleniveau nodig is, kan er gekozen worden om in het facetbeleid (en dus ook in de referentie-ingrepen) te differentiëren in verschillende kwaliteitsniveaus (laag, midden en hoog). Het assetmanagement kan vervolgens de beleidskeuze maken om een ingreep met een lagere ambitie op een complex te plakken.

Als voorbeeld: een beperkte verduurzamingsingreep van energielabel F naar D. De doelstelling voor het wegwerken van de labels is dan behaald, maar de restopgave voor de sturing op de netto warmtevraag van de woning komt dan later. Of dit een wenselijk uitgangspunt is, moet op strategisch niveau worden bepaald. Daarnaast levert een duidelijk kader tijd op voor het sturen op de exploitatie. De projecten in de begroting zijn dan namelijk (door toepassing van de referentie-ingrepen) een logisch gevolg van de strategie.

^{Afbeelding 2: voorbeeld fictieve  referentie-ingrepen}

Tip 4: Duurzaam prestatiemodel in relatie tot exploitatiesturing

Dat de volkshuisvestelijke opgave voor de sector groter is dan de beschikbare middelen en ruimte is voor iedereen duidelijk. Toch is het interessant om te bekijken hoe u hierop kunt bijsturen. Is het acceptabel dat de opgave niet wordt ingevuld? Zet u de middelen maximaal in? Leent u voor de kwalitatieve en kwantitatieve instandhouding van de portefeuille of vooral voor uitbreiding? Heeft u nog ruimte voor financiële optimalisatie in de exploitatie?

De beleidskeuzes die nodig zijn om hierop bij te sturen vinden nog te weinig plaats. Deels logisch want de eerste jaren is er nog financiële ruimte en lijkt direct op de rem trappen nog niet nodig. Toch is het ook hier van belang dat er handvatten zijn voor het assetmanagement om strategisch bij te sturen op de koers. Dit kan bijvoorbeeld door toepassing van het DrieCompartimentenModel. Dit model maakt het mogelijk om taakstellende kasstromen vast te stellen voor onderhoud en verbeteringen in de bestaande voorraad. Zo bent u zeker van een solide operationele kasstroom op de lange termijn. Het vroegtijdig anticiperen en bijsturen in de exploitatiesturing draagt vervolgens bij aan het beheerst sturen op de benodigde transformatie en risico’s in de vastgoedvoorraad om de gewenste maatschappelijke prestaties te leveren.

Strategische beleid uitwerken naar tactische beleidsinstrumenten

Bij de bovenstaande onderwerpen zien we telkens dat de schakel ontbreekt tussen strategische plannen en doelstellingen en de uitwerking naar tactische beleidsinstrumenten. Hiermee is de effectiviteit van het werk van de assetmanager deels onderbenut. De uitwerking van de portefeuillestrategie naar wijken/buurten en de uitwerking van strategisch beleid naar beleidsinstrumenten voor het assetmanagent verdient extra aandacht.

Het voordeel is dat de uitwerking op tactisch niveau helpt bij de verminderen van het gevoel van druk en haast. Men hoeft niet bij elke keuze opnieuw het wiel uit te vinden, maar kan vanuit een goed gevulde gereedschapskist het juiste instrument pakken om de richting te bepalen. Zo draagt vastgoed- en exploitatiesturing bij aan het beheerst (bij)sturen waarbij aan de voorkant al consensus is over de strategische bestemming. Klinkt als een droom, of is het bij u al bijna binnen handbereik? Voor nu alvast een fijne zomerperiode gewenst. Na de vakantie ligt de begroting weer te wachten…

Aan de slag met uw kennis over portefeuillestrategie?

Tijdens de Leergang portefeuillemanagement krijgt u inzicht in de context, woningmarktopgave, relevante beleidskaders en ontwikkelingen. Ook worden dillema’s besproken bij het sturen op woningmarktscenario’s, realistische plannen of ambities. U gaat aan de slag om de risico’s en opgaven van de vastgoedportefeuille in beeld te brengen. Van klimaatrisico’s tot de impact van verouderd bezit of achterstallig onderhoud. Het resultaat? Een haalbare en betaalbare portefeuillestrategie. Bekijk het programma en de data.

Heeft u behoefte om te sparren over de mogelijkheden van vastgoedsturing voor uw corporatie? Neem contact op met Pieter Thoben of Marc den Hollander.