Opstellen jaarrekening: meer regels, minder snelheid
Het proces van de jaarrekening staat weer voor de deur. Er was een tijd waarin de jaarrekening in week zes van het nieuwe jaar werd opgeleverd. Met alle nieuwe regels is die tijd al even achter ons. Hoe kunt u dit proces toch soepel laten verlopen? Waar heb je wel invloed op? Leo Hellemons blikt terug op de ontwikkelingen rondom de jaarrekening en deelt tips om het proces efficiënt te laten verlopen.
Toen een ‘quick-closure’ van de jaarrekening nog gewoon was…
Enkele decennia geleden, toen we nog op historische kostprijs waardeerden, was de opleverdatum van de jaarrekening een indicatie van de deskundigheid van de afdeling financiën. De afschrijvingsstaten waren vooraf op te stellen, de leningenstaten en zelfs de (toch vaak jaarlijks wisselende) subsidies kenden vaste regels en waren ruimschoots op tijd te berekenen. Een boekhouder van enig kaliber kon dit proces feilloos sturen omdat er geen externe factoren (lees: aanvullende overheidsregels) waren die van invloed konden zijn op de jaarcijfers.
Hoe beter dit proces was georganiseerd en geborgd op de afdeling administratie, hoe eerder de jaarrekening kon worden opgeleverd; week vijf of zes van het nieuwe jaar was zeker geen uitzondering. De herziening van de activawaardering via bedrijfswaarde naar marktwaarde en uiteindelijk op beleidswaarde heeft bovenstaande ‘quick-closure’ behoorlijk vertraagd.
Tip: tijdens deze cursus leert u meer over het proces van boekhouding tot jaarrekening.
Hickups bij de uitvoering van het waarderingsstelsel
Het bedenken van een nieuw waarderingsstelsel en de uiteindelijke implementatie door de corporaties bleek danig onderschat te zijn. Hierdoor verschoof de uiterste opleverdatum van de eerste jaarrekening op marktwaardering eenmalig van 1 juli naar 1 september. Al één of twee jaar daarna werd het proefballonnetje opgelaten om de uiterste inleverdatum van 1 juli naar 1 mei te vervroegen. Doordat de laatste parameters voor de bepaling van de marktwaarde pas in april/mei werden vrijgegeven, is deze datum niet haalbaar gebleken.
Een blik op de toekomst
Door de veelvuldige feedback van de corporaties op de toepasbaarheid van het marktwaarderingsstelsel voor de volkshuisvesting is de marktwaarde teruggebracht tot een meer sectorvriendelijke beleidswaarde die in de toelichting van de jaarrekening is opgenomen. Met ingang van de jaarrekening 2025 wordt deze beleidswaarde opnieuw op een relevant aantal punten herzien. Deze zal dan nog beter passen bij de waardering van de sociale huurwoningen. Daarna wordt bekeken of deze vernieuwde beleidswaarde op de balans kan worden opgenomen.
Planningspuzzel tussen verhuur, vastgoed en financiën
Na deze externe beslommeringen is het ook goed om op de eigen afdeling het proces scherp te stellen. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt de onderlinge samenwerking tussen de drie bedrijfsonderdelen verhuur, vastgoed en financiën behoorlijk op de proef gesteld. Ondanks de schijnbaar tegengestelde en heel specifieke doelstellingen voor de drie afdelingen, hebben we een gezamenlijke procesverantwoordelijk voor het bouwen, verhuren en onderhouden van het woningbezit. Dat maakt dat het plannen en het stellen van prioriteiten op het gebied van aanlevering van de jaarstukken minder eenvoudig is dan het lijkt.
Focus op de onderdelen waar je invloed op hebt
We weten dat er extern nog het nodige op ons afkomt qua waardering van het bezit. Daarnaast moeten we ook de interne planningspuzzel op zien te lossen voor drie heel verschillende afdelingen. Hierdoor gaat het jaarrekeningproces eerder trager dan sneller verlopen. Reden te meer om te zorgen dat de administratie zoveel mogelijk ‘up to date’ is. Dat is immers het gedeelte waarop we zelf maximaal invloed hebben. Verschillenanalyses op de maandelijkse kostenbudgetten en afwijkingen van de kwartaalcijfers op de bedrijfsbegroting zorgen voor tijdige signalering en te maken correcties.
Daarmee wordt de administratieve druk over het jaar gespreid en heeft de jaarrekening hooguit het vierde kwartaal nog een voorlopig karakter. Zodra de diverse parameters vanuit de overheid bekend zijn, kan dan begonnen worden met de aanvullende berekeningen, invoer van de daaruit voortvloeiende posten en afwerking van de jaarrekening. Naar verwachting is oplevering in week zes door de vele regelgeving voor de hele sector niet meer haalbaar.
Meer weten over het proces van boekhouding tot jaarrekening?
Tijdens de praktische cursus Opstellen jaarrekening voor corporaties krijgt u inzicht in de actuele stand van zaken met betrekking tot de vormvereisten van de jaarrekening. Ook bespreken we praktische tips voor het opstellen ervan. Het gehele proces van het samenstellen van de jaarrekening komt aan bod, waarbij de samenhang tussen de verschillende onderdelen zichtbaar wordt. Bekijk het programma en de data.
