De meerjarenonderhoudsplanning als spoorboekje voor maatschappelijke impact

De jaarlijkse besluitvorming over de MJOB is voor veel corporaties een bekend ritueel met de nodige uitdagingen. Stijgende onderhoudskosten, beperkte grip op de cijfers en een gebrek aan diepgaande analyses bemoeilijken het proces. Toch biedt deze begroting een cruciaal spoorboekje voor het behalen van maatschappelijke impact.

In dit artikel blikken we terug op de historische context, actuele knelpunten en geven we zes praktische tips om de MJOB effectiever te maken voor sturing en realisatie. Hiermee ben je als corporatie niet alleen in control, maar lever je ook een bijdrage aan duurzame en toekomstbestendige keuzes.

Van rituele dans naar regie

Een rituele dans is de benaming voor een overleg (of in dit geval ook een besluit) waarvan de uitkomst al vaststaat. Het is niet mogelijk om de dans aan te passen. Ook het rollenspel is een gefixeerd paradigma. Soms vanuit culturele waarden, soms vanuit gebrek aan perspectieven. De focus lijkt daarnaast niet op de inhoud te liggen. De verstilling in het ‘uur ’ terwijl de wereld doordraait…

Het huidige ongemak van de MJOB

Jaarlijks stellen woningcorporaties de meerjarenonderhoudsbegroting vast. Altijd in dezelfde periode van het jaar en in hetzelfde gezelschap (het management/directie-team). De muziek die klinkt is veelal vergelijkbaar van aard: de dagelijkse en planmatige onderhoudskosten zijn toegenomen, oorzaken en gevolgen worden op basis van diverse waarnemingen (op onderbuik) gesignaleerd zonder een treffende en feitelijke integrale analyse.

Onderstaande figuur laat een stijging van de onderhoudsuitgaven zien van 38% voor de periode 2019-2023 en zelfs 16% tussen 2022 en 2023. En dat is niet al het onderhoud dat wordt uitgevoerd, aangezien een deel van het onderhoud wordt geactiveerd. Voor de gehele sector bedroegen de onderhouds- en verbeteruitgaven in 2022 respectievelijk circa 4,8 miljard en 3,2 miljard^[1].

DAEB onderhoudsuitgaven per gewogen VHE, 2019-2023

Wat is de oorzaak van die stijging? Het ontbreekt menigmaal aan een grondige analyse van de oorzaken en gevolgen. Ook de tijdsdruk van het begrotingsproces en het ter discussie stellen van medewerkers of claims van ketenpartners spelen een rol. Het zijn allemaal redenen die resulteren in onderhoudsbegrotingen waar onvoldoende grip op is. Inzicht mist, waardoor het lastig wordt om vragen te stellen over: ‘doen we de goede dingen (effectiviteit)? En doen we het goed (efficiënt)?’

Historisch perspectief van de onderhoudsbegroting

Het bovengenoemde heeft een rijke historie. De onderhoudsbegroting, van zeg twintig tot dertig jaar geleden, was voornamelijk gericht op enkelvoudige taken. Het schilderen, vervangen van kozijnen, badkamers en toiletten, herstellen van voegwerk of zo nu en dan een dakvervanging. Deze activiteiten stonden in het teken van – goed – vastgoedbeheer. De activiteiten en maatregelen waren primair gericht op instandhouding. De koppeling met maatschappelijke impact of realisatie van ‘de strategie’ was nog nauwelijks geboren.

De verantwoordelijkheid voor goed vastgoedbeheer lag primair bij het bedrijfsbureau als onderdeel van de afdeling vastgoed. De vraag wat te doen met specifieke complexen vanuit toekomstwaarde of zelfs strategische doelstellingen of complexstrategieën kwam slechts incidenteel aan de oppervlakte. Ook investeringen in de bestaande voorraad waren beperkt. Relaties met datakwaliteit en een feedbackloop naar hoeveelheden, materialisering en onderhoudscycli was beperkt. Een betrekkelijk eenvoudige werkelijkheid zou je denken? Hoe anders is dat nu?

Eigenlijk niet veel anders. Onderhoud is er nog steeds om de technische staat van het bestaande vastgoed netjes op orde te houden. Maar de uitvoeringspraktijk lijkt een stuk ingewikkelder geworden. Veel corporaties worstelen dan ook met het onder controle krijgen of houden van het onderhoudsproces.

Maatschappelijke impact als wenkend perspectief

Woningcorporaties leveren via het primaire proces van (dagelijks- en planmatig) onderhoud en investeringen een bijdrage aan betaalbare, passende, duurzame, zorggeschikte, veilige en gezonde woningen. Exploitatiesturing maakt diverse vastgoed-, klant- en financiële risico’s van strategische en operationele aard beheersbaar. Datagedreven sturing in de keten van strategie, tactiek en operatie (inclusief ketenpartners) is het devies. De bovengenoemde positionering van de ‘onderhoudsbegroting’ krijgt in de huidige praktijk onvoldoende aandacht ondanks de maatschappelijke impact, de forse financiële effecten en de gewenste risicobeheersing. De verouderende woningvoorraad, kwaliteitseisen, strengere prestatieafspraken en beperkte kasstromen vergroten het belang van doordachte keuzes in onderhoud en investeringen.

De uitwerking van specifieke onderhouds- en exploitatieplannen per complexstrategie lijkt bij veel corporaties nog te ontbreken. Ziet u al voldoende redenen om deze – rituele – dans te ontspringen?

Zes tips om uw onderhouds- en investeringsbegroting beter te positioneren

Heb je bovenstaande ongemakken de afgelopen periode ook (deels) ervaren? Dan kun je vaststellen dat een kritische blik waarschijnlijk een goed idee is. Maar hoe kun je als woningcorporatie deze rituele dans doorbreken? Waar begin je? Door te kijken naar je huidige strategie en uitgangspunten. Evalueer, breng verbetermogelijkheden in kaart en maak een plan van aanpak. De volgende zes tips helpen je bij deze eerste stappen.

Tip 1: Evalueer de huidige stand van zaken

Start met het vaststellen van de meerjarenonderhoudsbegroting. Dit geeft je direct de mogelijkheid om ook het proces en de inhoud te (laten) evalueren. Zo kan je met de verschillende stakeholders de inhoud, belangen, perspectieven, rollen, taken en verantwoordelijkheden evalueren. Betrek hierbij de verschillende niveaus vanuit de vastgoedsturing en neem die input mee. Stel jezelf de vraag vanuit het portefeuillebeleid en het assetmanagement of ‘we de goede dingen doen’. Vanuit het propertymanagement rijst de vraag: ‘doen we deze zaken ook goed?’ Een onderdeel van de evaluatie kan een second opinion zijn op de totstandkoming van de vastgoedbegroting (onderhoud- en investeringen).

Tip 2: Verbetermogelijkheden in kaart

Het resultaat van de evaluatie is dat verbetermogelijkheden in kaart zijn gebracht. Zijn er nieuwe afspraken nodig om grip te krijgen op de samenwerking, inhoudelijke uitgangspunten of (financiële) effecten en risico’s van het gekozen beleid? Tip: maak gezamenlijk met de diverse belanghouders een overzicht van relevante (sub)processen en inhoudelijke onderdelen van de onderhouds- en investeringsbegroting om tot een afgebakend projectplan te komen voor de beoogde samenwerking omtrent onderhoud. Splits hierin de verbeteropgave naar strategisch, tactisch en operationeel niveau. Uit het projectplan blijkt wat wel/niet onderdeel is van de scope van de meerjarenonderhoudsbegroting. Ook zijn de afhankelijkheden naar de verschillende belanghouders in de vastgoedsturing in beeld gebracht.

Tip 3: Aanvalsplan om verbeteringen te realiseren

Hoe bewaak je dat zowel de samenwerking, het proces als de inhoud daadwerkelijk worden verbeterd? Tip: maak een aanvalsplan op vastgoedsturing met daarin een ontwikkelpad (eerste half jaar, komend jaar en komende drie jaar) op het gebied van samenwerking, proces en inhoud. Definieer activiteiten en (sub)projecten om de verbeteringen uit te voeren. Bepaal de randvoorwaarden en succesfactoren. Bespreek de voortgang van deze gezamenlijke agenda via het managementteam en de P&C cyclus.

Tip 4: Maak SMART afspraken om de verbeteringen te realiseren

Waar moet de meerjarenonderhoudsbegroting aan voldoen? Wanneer moet deze klaar zijn? Welke onderdelen zijn vereist en welke zijn wenselijk? Tip: bepaal voor welke doeleinden de meerjarenonderhoudsbegroting gebruikt moet worden en welke impact dit heeft op de inhoudelijke inrichting en afwegingen bij de uitwerking. Bepaal in het proces op welk moment de diverse bouwstenen (VHE data, projectinformatie, onderhoudscontracten, energielabels, conditiemetingen, renovaties, onderhoudsbeleid en investeringsbeleid) beschikbaar moeten zijn om te komen tot een (betere) vastgoedbegroting. Beleg het eigenaarschap van deze (sub)projecten.

Tip 5: Ga over tot de uitvoering van het aanvalsplan

Samenwerking: het fundament voor verbetermogelijkheden zijn niet de vastgoedtechnische uitgangspunten, maar de wil om elkaar te begrijpen en tijdig te betrekken. Het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal en bouwen aan het fundament gaat in beginsel over samenwerking. De brug tussen strategie, tactiek en uitvoering is ook hier het devies.

Proces: wie is eigenlijk de opdrachtgever van de meerjarenonderhoudsplanning (MJOP)? Wie is (eind)verantwoordelijk voor de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB)? Wie verzorgt de vertaling van de begroting naar concrete vastgoedprojecten ten behoeve van planning en realisatie? Wie toetst deze plannen op wenselijkheid en haalbaarheid? Wie voert de opdracht uit en wie is nog meer betrokken? Wie wordt er geïnformeerd tijdens het proces? Tip: werk volgens de RACI-methodiek (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) een overzicht van de verschillende belanghouders uit rondom de meerjarenonderhoudsbegroting.

Inhoud: wees daarbij scherp op het bewaken van de verschillende afhankelijkheden. Bijvoorbeeld: is de data van de interieuropnames tijdig beschikbaar voor het voorbereiden van de begroting of zijn de laatste conditiemetingen en vastgoedprojecten in de portefeuille tijdig verwerkt in de nieuwe MJOP?

Tip 6: Start de cyclus opnieuw: evaluatie/second opinion

In de samenstelling van de onderhoudsbegroting sluipen er snel onjuistheden en onvolledigheden het proces in. Tip: voer een gedetailleerde check uit op de MJOP/MJOB ruim voordat deze vastgesteld wordt in het managementteam. Houd rekening met voldoende tijd om onvolkomenheden inhoudelijk bij te sturen. Neem alle suggesties en (potentiële) verbeteringen mee naar de besluitvorming (doorontwikkeling) en evaluatie.

Meer kennis over het begrotingsproces of je portefeuillestrategie?

Direct zelf aan de slag? Tijdens de opleiding Begrotingsproces in de praktijk krijg je inzicht in de stappen van het begrotingsproces, praktische tips bij het opstellen, relevante/benodigde informatie en leer je meer over de samenhang van verschillende onderdelen.

Tijdens de Leergang portefeuillemanagement combineren we theorie en praktijkvoorbeelden van individuele deelnemers. Je krijgt inzicht in de context, woningmarktopgave, relevante beleidskaders en ontwikkelingen en we bespreken de dillema’s bij het sturen op woningmarktscenario’s, realistische plannen of ambities. Bekijk het programma en de data.

^{[1] Verantwoordingsinformatie woningcorporaties (dVi 2022)}